¿Qué documentos debes pedir a tus subcontratistas para cumplir con la ley?
Guía actualizada: Octubre 2025
En el sector de la construcción es importante cumplir con los requisitos legales en el momento de subcontratar, como hemos comentado en posts anteriores, la empresa contratista debe vigilar y supervisar que sus subcontratistas cumplen con todos los requisitos exigidos por la ley, ya que, en caso de que esta incumpla, la responsabilidad y las sanciones derivadas caerán sobre la empresa contratista.
Para garantizar los requisitos de solvencia y seguridad y poder acreditar ante la administración o terceros interesados el cumplimiento por parte de tus subcontratistas de los requerimientos exigidos por la ley necesitará solicitar a sus subcontratistas los documentos que presentamos a continuación, no es una lista exhaustiva ni obligatoria es una guía de los documentos que le pueden servir para acreditar el cumplimiento de los requisitos legales de los subcontratistas con los que trabajes.
¿Por qué es obligatorio solicitar documentación a subcontratistas?
El Real Decreto 1627/1997 y la Ley de Subcontratación en el Sector de la Construcción (Ley 32/2006) establecen que las empresas contratistas deben garantizar que todas las empresas subcontratadas cumplen los requisitos legales en:
- Seguridad y salud laboral
- Afiliación y alta en Seguridad Social
- Formación y capacitación de trabajadores
- Prevención de riesgos laborales
- Solvencia documental y administrativa
No disponer de esta documentación puede derivar en:
- Multas de la Inspección de Trabajo
- Paralización de los trabajos
- Responsabilidad solidaria ante accidentes
- Reclamaciones contractuales
Cumplir es obligatorio. Gestionarlo de manera ágil es diferencial.
Documentación de contratación
Son los documentos que acreditan que el subcontratista está legalmente constituido y autorizado para operar.
Documentos de solvencia
Garantizan que el subcontratista está al corriente de pagos con la administración y no existen riesgos financieros.
Documentos de prevención/calidad/Medio ambiente
En construcción, la PRL es uno de los pilares clave del cumplimiento.
Documentos trabajadores
Para cada trabajador que acceda a obra deberá solicitar:
Documentos Maquinaria
Cualquier maquinaria sin documentación no debería operar en obra.
¿Cómo gestionar toda esta documentación de forma ágil y segura?
Como puede comprobar el volumen de documentación a manejar en el tratamiento de operaciones subcontratadas es muy elevado, y en todo momento debe revisarse su estado de vigencia ya que muchos de los documentos deben renovarse con periodicidad mensual. El volumen de documentación y el nivel de supervisión exigida requieren un grado de atención que difícilmente puede lograrse con una gestión manual.
La incorporación de la tecnología y la digitalización de las tareas de gestión de las subcontratas facilita enormemente el control de los subcontratistas, aumentando el control y aprovechando mejor los recursos de tu empresa constructora, en un próximo post hablaremos de las claves para digitalizar la gestión de subcontratistas.
Descubra nuestro producto QE supply portal que te permitirá controlar qué documentos deben tener tus subcontratistas para cumplir con la ley.
Devaim Consultores centra su actividad en la consultoría e implantación de soluciones de gestión y procesos de negocio que ayudan a mejorar la eficiencia en las organizaciones. Las soluciones y productos, desarrollados con la más alta tecnología Microsoft Dynamics 365 Business Central, han sido avalados por Microsoft con el grado de certificación Microsoft Dynamics®, que garantizan los estándares de calidad, integración y continuidad de producto marcados por la empresa líder en tecnología.
