La digitalización que hace avanzar a una constructora: Verosa

En 2018 comenzamos a trabajar junto a Verosa con un objetivo claro: digitalizar y conectar toda su gestión, desde la gestión integral de la obra, parque de maquinaria, personal, hasta la tesorería, documentación obra y el análisis de datos.

Sabíamos que el reto no era solo implantar software, sino transformar la organización estableciendo procesos y procedimientos alineados a los departamentos y negocio para que cada dato estuviera disponible en el momento exacto en que se necesita y se convirtiera en una herramienta real para tomar mejores decisiones.

El punto de partida

El Grupo Verosa, consolidado en su sector y con unas perspectivas de crecimiento que el mercado le estaba demandando, detectó que los primeros pasos para articular de forma acertada el crecimiento exponencial que ha llevado a cabo, era reorganizar la compañía. Para ello, debía alinear los procesos y procedimientos del grupo empresarial con los sistemas de información de los que disponía, pero pronto pudo constatar que estos eran insuficientes. No le aportaban la información necesaria para una correcta toma de decisiones, incrementaban la carga administrativa y, en definitiva, ponían en riesgo su competitividad.

En 2018 inició la búsqueda de un sistema ERP como la primera pieza clave para soportar y aportar control a los negocios principales de la compañía: la ejecución de obras en sus diferentes tipologías de especialización, la gestión de un extenso parque de maquinaria, la adaptación a los cambios del mercado en las relaciones con proveedores, así como el cumplimiento de las crecientes exigencias administrativas y normativas, etc.

Tras analizar durante varios meses diferentes fabricantes y soluciones especializadas del sector de la construcción, finalmente se decantaron por Devaim Consultores como Partner de Microsoft y su solución especializada en construcción y negocios auxiliares Quick Solutions Building.

Proceso de Implantación de Soluciones diseñadas y desarrolladas por Devaim Consultores

Nuestro trabajo empezó con soluciones clave:

• QS building – Gestión integral de obras

Solución diseñada y especializada para empresas constructoras cuyo valor principal es la integración de todos los procesos y procedimientos en la ejecución de obras, independientemente del departamento que intervenga, y en consecuencia esto permite:

• • Gestionar todo el ciclo en la ejecución de obra, comenzando en el estudio económico, pasando por la planificación o reestudio, producción y certificación, trazando la información a la gestión de compras.
  • Gestión imputaciones de costes originados por la compra de suministros, subcontratación, personal propio y externo, maquinaria propia y externa, incluso de negocios auxiliares relacionados con las instalaciones y plantas que pudieran disponer.
  • Diseñado desde la perspectiva del jefe de obra y las experiencias de software de gestión de mediciones como Presto, dispone de funcionalidades de integración desde el estudio de la oferta, como en producción, y certificación de obra.
  • Herramientas de planificación económica de los proyectos, así como su evolución temporal, integrando con Microsoft Project.
  • Obtener de manera fiable y rápida los informes que necesitan tanto la dirección como los mandos intermedios para la toma de decisiones.

Beneficio clave: Seguridad en el control absoluto del margen y el riesgo que se asume en cada obra.

• QE machine – Control del parque de maquinaria

Herramienta empleada para centralizar el control del parque de maquinaria y del utillaje, así como la gestión integrada de taller mecánico interno, situaciones que nos ayudan en:

• • Control y seguimiento individual de cada maquina en las gestiones de coste / ingreso, mantenimiento, rendimiento, etc.
  • Indicadores de disponibilidad y eficiencia.
  • Integración con la gestión de personal para la automatización de los costes.
  • Gestión de Maquinaria Subcontratada (Tarifas, Vales / Albaranes, Procesos de facturación…)

• QE document – Gestión documental sin pérdidas de tiempo

Con QE document mantenemos toda la gestión documental bajo control dado que se encuentra integrada con todos los procesos, procedimientos de todos los departamentos de la compañía: sin papeles extraviados, duplicados innecesarios y sin búsquedas interminables.

Esta solución permite incorporar al sistema cualquier tipo de archivo (documentos en papel escaneados, PDF, Excel, Word, PNG, etc.) para archivarlos, registrarlos, etiquetarlos y clasificarlos de forma estructurada y asociada a todos los procesos de negocio del ERP de la compañía.

Además, se pueden establecer perfiles de acceso personalizados, garantizando que cada usuario vea solo la documentación que necesita y asegurando la confidencialidad de la información.

• QE Cash – Solución nativa de tesorería dentro del ERP

Una visión completa y actualizada de la tesorería con cuadros de mando que incluyen:

• • Presupuestos de tesorería (plan de cuentas, planificación, versionado de presupuestos, multi-empresa)
  • Previsiones de tesorería (cuentas a pagar y cobrar, previsión de ingresos y gastos, impuestos, etc.)
  • Gestión de bancos (posiciones bancarias, conciliación bancaria, contabilización de extractos, etc.)
  • Gestión productos financieros (préstamos, leasing, renting, avales, cuadros de amortización etc.)

Dando el salto al Análisis Avanzado

Con el paso del tiempo, añadimos nuestras soluciones de Business Intelligence:

• Quick Analytics Machine y Quick Analytics Building para disponer de indicadores clave en tiempo real, tomar decisiones rápidas y anticipar necesidades. A través de medidas y dimensiones que analiza la empresa ha sido posible la elaboración de informes arrastrándolos o bien en una hoja Excel o Power BI.

Avanzado Automatizando lo que antes consumía horas

Uno de los últimos pasos fue implantar Document Capture que permite optimizar la entrada de información mediante escaneo OCR e IA, automatizar la recepción y el procesamiento de documentos en formato PDF y/o XML. Una solución que ayuda a reducir errores, acelera procesos y libera el tiempo para tareas de alto valor de la empresa.

El resultado

Hoy, Verosa trabaja con un sistema 100 % integrado, con datos fiables, procesos más rápidos y una visión global del negocio. Y lo más importante:

• Menos tiempo en tareas administrativas.
• Más control en obra y en oficina.
• Decisiones respaldadas por datos reales.

Este proyecto es un ejemplo de cómo trabajamos en Devaim Consultores: acompañando, escuchando y asegurando que la tecnología se convierta en una herramienta real para crecer.

Verosa es la prueba de que, cuando tecnología y acompañamiento van de la mano, los resultados llegan rápido y se mantienen en el tiempo. Si su empresa quiere dar el siguiente paso y gestionar obras, tesorería, parque de maquinaria, personal, documentos, etc., en un único sistema integrado, estamos aquí para ayudarle a hacerlo realidad.

👉🏼Contáctenos para una demo gratuita, aunque comenzaríamos con una reunión de trabajo que nos ayude e inicie a conocerle.