Cómo Gasóleos Sánchez y Murcia Digitalizó su operativa de distribución de combustible

Gasóleos Sánchez y Murcia es una empresa castellano-manchega especializada en la distribución de gasóleo para calefacción, agricultura y automoción. En su propia web se presenta como una compañía líder a nivel nacional, con más de 40 años de experiencia, 90 profesionales, 60 vehículos de flota, capacidad de almacenamiento de 2 millones de litros y 13 delegaciones.

En Devaim Consultores llevamos más de 10 años trabajando junto a Gasóleos Sánchez y Murcia, acompañándoles en distintos proyectos de digitalización. Durante este tiempo, hemos ido dando respuesta a nuevas necesidades de gestión, integrando procesos clave y ayudándoles a ganar control, agilidad y trazabilidad en una operativa especialmente exigente.

El reto: conectar una operativa compleja y altamente regulada

En una empresa dedicada a la distribución de combustible, la gestión diaria va mucho más allá de servir pedidos. Hablamos de una operativa con múltiples áreas conectadas entre sí: distribución, depósitos y almacenes fiscales, tesorería, fiscalidad, documentación, control de suministros, movilidad comercial y cumplimiento normativo.

A medida que la compañía ha ido evolucionando, surgió la necesidad de apoyarse en un sistema de gestión capaz de centralizar la información, automatizar tareas críticas y garantizar trazabilidad en todos los procesos. El objetivo no era solo ganar eficiencia, sino también disponer de una base sólida para seguir creciendo con control, seguridad y agilidad.

El primer paso: implantación y actualización del ERP

El primer proyecto que llevamos a cabo por fue la implantación y actualización del ERP, integrando en un único sistema los principales procesos operativos relacionados con la distribución de gasóleos.

A partir de esta base, se conectaron áreas clave como:

• Gestión de depósitos y almacenes fiscales.
• Operativa de distribución.
• Gestión de suministros.
• Albaranes y facturación.
• Control de existencias.
• Cartas de porte.
• Gestión de cobros con tarjeta integrada en dispositivos móviles.

Este enfoque permitió centralizar la información y reducir la dependencia de procesos manuales, algo especialmente relevante en entornos donde la trazabilidad y la inmediatez del dato son esenciales para operar con seguridad.

Integración con la Agencia Tributaria y automatización del cumplimiento normativo

También se llevo a cabo una integración y automatización de los procesos fiscales directamente desde el ERP.

Gasóleos Sánchez y Murcia necesitaba gestionar de forma eficiente sus obligaciones con la Agencia Tributaria, especialmente en lo relativo a sistemas como SII, SILICIE y SIANE. La automatización de estos procesos ha permitido reducir tareas manuales, minimizar errores y reforzar la fiabilidad de la información enviada.

En un sector como el de los hidrocarburos, donde el cumplimiento normativo tiene un peso crítico, disponer de procesos digitales conectados con el sistema de gestión marca una diferencia clara en control y seguridad operativa.

Control de movimientos, trazabilidad y cumplimiento normativo

Otro de los ámbitos en los que trabajamos junto a Gasóleos Sánchez y Murcia fue la digitalización de procesos ligados al control de movimientos del producto, una parte especialmente sensible dentro de una operativa como la distribución de gasóleo.

En este contexto, abordamos la integración y automatización de los procesos relacionados con el MSC, entendido como el seguimiento y control de movimientos de productos sensibles como gasóleo, gasolina, fuelóleo o biocarburantes. En la práctica, este tipo de control está directamente vinculado a la actividad de empresas que almacenan, transportan o distribuyen productos sujetos a Impuestos Especiales y requiere una gestión rigurosa de la información asociada a cada movimiento.

Hablamos de procesos en los que es fundamental garantizar la trazabilidad del producto: desde el origen del combustible y la cantidad suministrada, hasta el destinatario, el medio de transporte o la documentación administrativa vinculada a cada operación. Todo ello resulta clave no solo para el control interno de la compañía, sino también para dar respuesta a las exigencias de la Agencia Tributaria y de Aduanas en una actividad especialmente regulada. La AEAT articula este control mediante sistemas como EMCS, que permite transmitir a la Agencia Tributaria los mensajes electrónicos relativos al documento administrativo electrónico o e-DA, y mediante entornos como SILICIE, orientado a la llevanza electrónica de la contabilidad de los productos objeto de Impuestos Especiales.

En una operativa como esta, registrar correctamente la salida del producto, comunicar el movimiento, generar la documentación de control y conservar el histórico asociado a cada expedición no es solo una cuestión de organización: también tiene una importancia directa desde el punto de vista legal y fiscal. De esta manera, se evita incurrir en sanciones económicas, regulaciones fiscales, inmovilización del producto o inspecciones aduaneras.

Gestión avanzada de tesorería con QE cash

Otro de los ejes del proyecto fue la optimización de la tesorería mediante QE cash, integrado con Bankinplay para la descarga de ficheros N43 y la conciliación bancaria dentro del propio entorno de gestión.

Gracias a esta integración, la compañía puede trabajar con una visión más completa y actualizada de su situación financiera, apoyándose en funcionalidades como:

• Presupuestos y previsiones de tesorería.
• Control de flujos de caja.
• Gestión de productos financieros integrada con contabilidad general y tesorería.
• Conciliación bancaria más ágil y precisa.

Este tipo de capacidades encajan con el valor que Devaim Consultores viene trasladando en sus materiales: unificación financiera y operativa, visión en tiempo real, control y trazabilidad como base para tomar decisiones con mayor seguridad.

Movilidad en la flota: una app conectada con el ERP para gestionar el suministro

Para dar respuesta a la operativa diaria de la distribución, desarrollamos una app de movilidad integrada con el ERP y pensada para facilitar la gestión del suministro directamente desde el terreno. 

La flota de camiones dispone de smartphones desde los que se gestiona el suministro en tiempo real, lo que permite trabajar con mayor agilidad en tareas como la gestión de suministros, la emisión de albaranes y facturas, el registro de cobros por tarjeta integrados en dispositivo, la gestión de cartas de porte o el control de existencias. 

Además, esta operativa se conecta con los procesos vinculados a la Agencia Tributaria y a sistemas relacionados con Impuestos Especiales, como SILICIE y SIANE, este último vinculado a la gestión de documentos utilizados en determinados procedimientos dentro de este ámbito. 

Conectar la actividad de la flota con la oficina permite reducir duplicidades, agilizar los procesos y mejorar la calidad del dato desde el origen, algo especialmente valioso en una empresa con una operativa diaria tan intensa y regulada. 

Gestión documental conectada con QE document

El proyecto se completó con la incorporación de QE document, facilitando una gestión documental más ordenada, accesible y conectada con el resto del sistema. 

En una empresa como Gasóleos Sánchez y Murcia, donde cada movimiento lleva asociada información operativa, fiscal y administrativa que debe quedar correctamente registrada, disponer de la documentación integrada dentro del ecosistema de gestión supone una mejora clara en control interno, trazabilidad y acceso a la información. 

Resultados: una gestión más conectada y adaptada a su operativa 

Todo este trabajo ha permitido a Gasóleos Sánchez y Murcia avanzar hacia una forma de gestionar mucho más conectada con la realidad de su día a día. 

La integración de procesos, la automatización de tareas clave y la conexión entre oficina y flota han ayudado a simplificar una operativa compleja, mejorar el acceso a la información y reforzar el control en áreas especialmente sensibles para la compañía. 

Además, la digitalización de estos procesos ha supuesto una mejora clara en trazabilidad, gestión documental, control de la tesorería y cumplimiento de obligaciones vinculadas a la actividad. En conjunto, esto se traduce en una gestión más ágil, más ordenada y con una base más sólida para seguir evolucionando sin perder visibilidad ni control. 

En Devaim Consultores llevamos más de 20 años acompañando a empresas que necesitan dar un paso más en su gestión, conectando procesos y adaptando la tecnología a la realidad de su negocio. Si quiere valorar su caso, estaremos encantados de escucharle. 

Contáctenos y agendemos una reunión para conocer sus necesidades y explorar cómo podemos ayudarle.