Copilot y Microsoft Dynamics 365 Business Central: una nueva forma de trabajar
Si trabaja en una empresa constructora, probablemente le suene esta situación: datos de obra por un lado, certificaciones por otro, Excel que van y vienen y decisiones importantes que se toman con información incompleta o tarde.
Ahora imagine poder preguntarle directamente a su ERP cosas como: “¿Por qué esta obra se está desviando?” o “¿Cómo va realmente la rentabilidad de los proyectos activos?”
Eso es exactamente lo que permite Copilot en Business Central: convertir los datos del ERP en respuestas claras, sin informes interminables ni trabajo manual adicional.
En esta guía le explicamos, de forma práctica y enfocada al sector de la construcción, cómo utilizar Copilot en Business Central, qué casos de uso tiene en obras y qué ventajas reales aporta en el control económico y la toma de decisiones.
¿Qué es Copilot en Microsfot Dynamics 365 Business Central y para que sirve?
Copilot es el asistente de inteligencia artificial integrado en Business Central que le ayuda a analizar información, generar contenidos, entender datos y automatizar tareas utilizando lenguaje natural.
Dicho de forma sencilla: usted pregunta, Copilot responde. Y lo hace con los datos reales de su ERP, manteniendo la seguridad y el contexto del negocio.
No se trata de un chatbot genérico, sino de una IA diseñada para ayudarle a tomar mejores decisiones dentro de Business Central.
¿Para qué puede utilizar Copilot en Microsoft Dynamics 365 Business Central en el día a día?
En una empresa constructora, Copilot no se utiliza para «probar la IA», sino para resolver problemas muy concretos del día a día de las obras y la oficina técnica. Estos son algunos usos reales y accionables:
Análisis económico de obras sin informes manuales
Copilot le permite obtener respuestas claras sin tener que navegar por informes complejos:
- Saber qué obras están perdiendo margen y por qué
- Detectar partidas que se están desviando respecto al presupuesto
- Entender el impacto económico de un imprevisto concreto
Ejemplo de uso real: “¿Qué partidas están provocando la desviación de costes en la obra?”
Seguimiento de certificaciones y facturación
Copilot puede ayudarle a entender rápidamente:
- Qué certificaciones están pendientes de emitir
- Qué parte de la obra ya está certificada pero no facturada
- Cómo afectan los retrasos de certificación a la tesorería
Ejemplo práctico: “Resume las certificaciones pendientes de facturar por obra”
Apoyo al jefe de obra en el control diario
Para el jefe de obra, Copilot actúa como un apoyo directo para:
- Revisar el estado económico de su obra sin depender de Excel
- Preparar reuniones con oficina central
- Detectar desviaciones antes de que sea tarde
Ejemplo: “¿Cómo ha evolucionado el coste de mano de obra esta semana en mi obra?”
Visión global para gerencia y dirección
Copilot facilita a gerencia una visión consolidada:
- Rentabilidad real por obra
- Comparativa entre proyectos
- Identificación rápida de riesgos
Todo ello directamente desde Business Central y con datos actualizados, sin trabajos adicionales.
Copilot en Microsoft Dynamics 365 Business Central: cómo sacarle partido
A lo largo de este apartado puede acompañar cada paso con capturas reales de Business Central, lo que ayuda a entender visualmente dónde actúa Copilot y cómo interactúa el usuario.
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Acceda a Business Central
Copilot está integrado directamente en la interfaz de Business Central (en versiones compatibles). No necesita instalar herramientas externas.
Según el área, verá:
- Iconos de Copilot
- Cuadros de ayuda contextual
- Campos con sugerencias inteligentes
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Interactúe con Copilot en lenguaje natural
Uno de los grandes avances de Copilot es que no necesita conocimientos técnicos.
Puede escribir instrucciones como:
- “Resume las ventas de este mes”
- “Explícame por qué ha bajado el margen”
- “Genera una descripción para este producto”
Copilot interpretará su petición y trabajará con los datos disponibles en el sistema.
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Revise y valide la información
Copilot propone. Usted decide.
Todas las respuestas, textos o análisis deben ser revisados y validados antes de guardarlos o utilizarlos.
Esto garantiza el control y la coherencia con la realidad del negocio.
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Aplique el resultado en su proceso diario
Una vez validada la información, puede:
- Guardar textos generados
- Utilizar análisis para tomar decisiones
- Ajustar datos o procesos
- Continuar trabajando sin interrupciones
El objetivo es claro: ahorrar tiempo y reducir fricción.
El agente de pedidos de venta de Copilot en BC
Uno de los usos más prácticos de Copilot en Business Central es el agente de pedido de venta, especialmente interesante en empresas constructoras que gestionan pedidos recurrentes, trabajos por administración o facturación ligada a certificaciones.
Qué hace Copilot
- Solicita o propone el cliente
- Asocia el pedido a la obra o proyecto
- Sugiere líneas de pedido basadas en trabajos habituales
- Permite revisar el resultado antes de guardarlo
¿Por qué es especialmente útil en empresas de construcción?
En construcción, la facturación suele ser compleja y muy ligada a la ejecución real de la obra. El agente de pedidos de venta ayuda a:
- Reducir tareas repetitivas
- Estandarizar pedidos
- Agilizar la facturación
- Mejorar el control económico por proyecto
Más ejemplos sobre el uso de Copilot en Business Central en obras
En este apartado no hablamos de funcionalidades, sino de situaciones que ocurren cada día en una empresa constructora. Casos hipotéticos que perfectamente se pueden extrapolar a la realidad, que le ayudarán a entender cómo utilizar Copilot, qué preguntarle y qué decisiones permite tomar.
1: Desviación de costes en una obra de edificación
Situación real en obra
Obra de edificación en ejecución con varios meses de avance. El presupuesto estaba ajustado y empiezan a aparecer desviaciones.
Problema habitual
El margen de la obra se está reduciendo, pero no está claro si el origen está en materiales, subcontratas o mano de obra.
Qué se pregunta a Copilot (prompt realista)
“Analiza la desviación de costes de esta obra y dime qué partidas están provocando la pérdida de margen.”
Qué tipo de respuesta devuelve Copilot
Copilot identifica que el sobrecoste se concentra en determinadas partidas (por ejemplo, subcontratas o determinados materiales), compara presupuesto vs. coste real y señala cuándo comenzó la desviación.
Qué decisión puede tomar el jefe de obra o dirección
- Actuar sobre las partidas desviadas
- Renegociar precios o replantear recursos
- Corregir el rumbo antes de que la desviación sea irreversible
2: Certificaciones pendientes que afectan a la tesorería
Situación real en obra
Varias obras avanzan correctamente, pero la tesorería empieza a tensionarse.
Problema habitual
Parte del trabajo ejecutado no está certificado ni facturado, y no se tiene una visión clara del importe pendiente.
Qué se pregunta a Copilot (prompt realista)
“Muéstrame las certificaciones pendientes de emitir y su impacto en la tesorería.”
Qué tipo de respuesta devuelve Copilot
Copilot resume por obra qué importe está pendiente de certificar, qué parte ya podría facturarse y el efecto directo sobre la liquidez.
Qué decisión puede tomar el jefe de obra o dirección
- Priorizar certificaciones clave
- Mejorar la planificación de cobros
- Reducir tensiones de tesorería
3: Control del coste de mano de obra en tiempo
Situación real en obra
El jefe de obra percibe que se están dedicando más horas de las previstas, pero no dispone de datos claros.
Problema habitual
Las desviaciones de mano de obra se detectan tarde, cuando ya han impactado en el margen.
Qué se pregunta a Copilot (prompt realista)
“Compara el coste real de mano de obra con el presupuesto en esta obra durante las últimas semanas.”
Qué tipo de respuesta devuelve Copilot
Copilot muestra la evolución del coste, identifica semanas críticas y relaciona las desviaciones con fases concretas del proyecto.
Qué decisión puede tomar el jefe de obra o dirección
- Reorganizar equipos
- Ajustar planificación
- Tomar medidas correctoras a tiempo
4: Visión global de riesgos para gerencia
Situación real en obra
La empresa gestiona varias obras simultáneamente y dirección necesita una visión clara y rápida.
Problema habitual
La información llega tarde, dispersa o demasiado técnica para una toma de decisiones ágil.
Qué se pregunta a Copilot (prompt realista)
“Dime qué obras presentan mayor riesgo económico y por qué.”
Qué tipo de respuesta devuelve Copilot
Copilot cruza datos de costes, certificaciones, márgenes y plazos para señalar las obras con mayor riesgo.
Qué decisión puede tomar el jefe de obra o dirección
- Priorizar seguimiento
- Anticipar problemas
- Tomar decisiones estratégicas con datos fiables
Ventajas de utilizar Copilot en Business Central frente a métodos tradicionales
- Ahorro de tiempo
Menos tareas manuales, menos búsquedas y menos pasos innecesarios.
- Mejores decisiones
Copilot convierte datos en información comprensible, ayudándole a decidir con criterio y rapidez.
- Reducción de errores
Al trabajar directamente sobre los datos del ERP, se minimizan duplicidades y errores humanos.
- Mayor adopción del sistema
Una interfaz más intuitiva y asistida facilita que los equipos utilicen mejor Business Central.
- Escalabilidad
A medida que Microsoft amplía las capacidades de Copilot, su ERP crece con usted.
Qué debe tener en cuenta antes de utilizar Copilot en Business Central
- Es necesario disponer de una versión compatible de Business Central
- La calidad de los resultados depende de la calidad de los datos
- Copilot no sustituye el criterio profesional
- Conviene contar con un partner que le ayude a sacarle partido
Copilot en Business Central: cómo mejora la productividad y la toma de decisiones
Es una herramienta pensada para mejorar la eficiencia, la comprensión de los datos y la toma de decisiones dentro de Business Central.
Bien utilizada, puede marcar un antes y un después en la forma de trabajar con su ERP.
En Devaim Consultores trabajamos con empresas constructoras que quieren pasar del Excel y los informes tardíos a decisiones basadas en datos reales, directamente desde Business Central.
Podemos ayudarle a:
- Ver si Copilot encaja en su forma de trabajar
- Aterrizarlo en sus obras y procesos reales
- Formar a su equipo para que lo use de verdad
Hablemos y analizamos su caso concreto.
