¿Qué documentos debes pedir a tus subcontratistas para cumplir con la ley?

En el sector de la construcción es importante cumplir con los requisitos legales en el momento de subcontratar, como hemos comentado en posts anteriores, la empresa contratista debe vigilar y supervisar que sus subcontratistas cumplen con todos los requisitos exigidos por la ley, ya que, en caso de que esta incumpla, la responsabilidad y las sanciones derivadas caerán sobre la empresa contratista.

Para garantizar los requisitos de solvencia y seguridad y poder acreditar ante la administración o terceros interesados el cumplimiento por parte de tus subcontratistas de los requerimientos exigidos por la ley necesitarás solicitar a tus subcontratistas los documentos que presentamos a continuación, no es una lista exhaustiva ni obligatoria es una guía de los documentos que te pueden servir para acreditar el cumplimiento de los requisitos legales de los subcontratistas con los que trabajes:

Documentación de contratación

  • Escrituras

  • CIF

  • Poderes

  • DNI Firmante

  • Certificados de Alta en Seguridad Social (TA7/TA6)

  • Justificante de Inscripción en Mutua

  • Seguro de Responsabilidad Civil

  • Seguro de Responsabilidad Civil patronal

  • Seguro de Convenio

  • IAE (último recibo)

  • Alta en el REA (Registro de Empresas Acreditadas)

Documentos de solvencia

  • Certificado deudas AEAT

  • Certificado negativo deudas con la seguridad social

  • RLC (Relación de liquidación de cotizaciones) (antes TC1)

  • RNT (Relación nominal de trabajadores) (antes TC2)

  • ITA (Informe de trabajadores en alta)

  • Certificado de pago de la relación de sueldos y salarios

Documentos de prevención/calidad/Medio ambiente 

  • Acreditación de servicio PRL (Contrato /factura)

  • Acreditación Sistema de Calidad ISO

  • Acreditación Sistema Medioambiente ISO

  • Evaluación de riesgos actividad preventiva

  • Plan de seguridad

  • Índice de siniestralidad

  • Relación firmada del personal de la obra (Categoría, fecha de incorporación y baja)

Documentos trabajadores

  • DNI/Pasaporte

  • Permiso de trabajo

  • Justificante categoría profesional

  • Contrato de trabajo

  • IDC (Informe de datos de cotización)

  • Informe de aptitud médica

  • Entrega de EPIS

  • Curso de segundo ciclo (PRL de Oficio)

  • Entrega de Información de riesgos laborales de oficio

  • Autorización de uso de maquinaria

Documentos Maquinaria

  • Ficha Máquina (Matricula y descripción)

  • Ficha de seguridad de los productos utilizados en obra

  • Póliza de seguro

  • Recibo del seguro

  • Certificado de revisiones de mantenimiento

  • ITV (Inspección técnica de vehículos)

  • Ficha Técnica

  • Justificante del personal autorizado para el uso de la maquinaria

  • Manual de instrucciones

Como puedes comprobar el volumen de documentación a manejar en el tratamiento de operaciones subcontratadas es muy elevado, y en todo momento debe revisarse su estado de vigencia ya que muchos de los documentos deben renovarse con periodicidad mensual. El volumen de documentación y el nivel de supervisión exigida requieren un grado de atención que difícilmente puede lograrse con una gestión manual. La incorporación de la tecnología y la digitalización de las tareas de gestión de las subcontratas facilita enormemente el control de los subcontratistas, aumentando el control y aprovechando mejor los recursos de tu empresa constructora, en un próximo post hablaremos de las claves para digitalizar la gestión de subcontratistas.

Descubre nuestro producto QE supply portal que te permitirá controlar qué documentos deben tener tus subcontratistas para cumplir con la ley. 

Devaim Consultores centra su actividad en la consultoría e implantación de soluciones de gestión y procesos de negocio que ayudan a mejorar la eficiencia en las organizaciones. Las soluciones y productos, desarrollados con la más alta tecnología Microsoft Dynamics 365 Business Central, han sido avalados por Microsoft con el grado de certificación Microsoft Dynamics®, que garantizan los estándares de calidad, integración y continuidad de producto marcados por la empresa líder en tecnología.