¿Está gestionando eficientemente los documentos de su organización?

La gestión de documentos y archivos electrónicos consume un importante porcentaje del tiempo y recursos de la empresa. No disponer de los procesos y herramientas adecuadas acarrean serios problemas que inciden negativamente en la seguridad, la eficiencia y la rentabilidad de la empresa:

DOCUMENTOS EXTRAVIADOS

Los documentos físicos o electrónicos son el repositorio de la información de la empresa. Traspapelarlos, confundirlos, guardarlos en un sitio equivocado o simplemente perderlos, ocasiona importantes costes y pérdidas de tiempo, llegando incluso a convertir en irrecuperable información de alto valor.

DOCUMENTACIÓN DISPERSA Y DESORGANIZADA

Muchas oficinas se encuentran desbordadas de documentos: pilas de papeles y ficheros informáticos dispersos en distintos equipos, sin un sistema claro de ubicación y nombrado. Estas situaciones provocan sensación de caos, desconfianza en el sistema, pérdidas de tiempo y derroche de recursos.

DOCUMENTOS DUPLICADOS

Originales, fotocopias, ficheros electrónicos en carpetas, discos duros, memorias usb, «archivos en la nube»… así es como se guardan los documentos: copias y versiones de los mismos documentos en distintas ubicaciones, esto hace imposible distinguir las copias válidas de las múltiples versiones de cada documento.

ACCESO INCONTROLADO

No disponer de un sistema que controle el acceso a la documentación provoca desconfianza y poca disposición a compartir documentos y ficheros, obstruyendo el flujo de información en la empresa. La falta de seguridad es también un riesgo de filtración de información sensible y de incumplimiento de las leyes de protección de datos.

¿Por qué QE document?
LA GESTIÓN DOCUMENTAL QUE NECESITA

QE document, es una solución desarrollada por Devaim Consultores que le permite controlar su documentación empresarial de una forma rápida y sencilla, y a su vez, tenerla completamente integrada con los procesos de trabajo de Microsoft Business Central | Dynamics NAV. Una vez ha incorporado los documentos dentro del sistema, QE document le guiará para realizar el resto del proceso en función de la configuración realizada.

CONTROL TOTAL

Archiva,

registra

y clasifica

GESTION DOCUMENTAL INTEGRADA
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EFICIENCIA

BUSCAR Y ENCONTRAR

QE document: una solución configurable que le permitirá controlar el acceso a la documentación desde las distintas áreas de Microsoft Dynamics NAV-Business Central y ponerla a disposición de los usuarios de forma rápida y sencilla.

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SEGURIDAD

CONFIANZA Y COOPERACIÓN FLUIDA

QE document le proporciona la seguridad de saber que la documentación solo es accesible para el personal autorizado por la organización permitiendo un trabajo en equipo eficiente, seguro y fluido.

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RENTABILIDAD

TIEMPO Y RECURSOS

QE document le proporciona la seguridad de saber que la documentación solo es accesible para el personal autorizado por la organización permitiendo un trabajo en equipo eficiente, seguro y fluido.

CON TODA LA FUNCIONALIDAD QUE NECESITA
  • Sistema de archivo:
    • Servidor Cliente
    • Servidor Sharepoint
  • Sistema jerárquico de carpetas personalizable
  • Clasificación documental por múltiples niveles:
    • Áreas
    • Tipos
    • Subtipos

Múltiples formas para separar documentos:

  • Selección desde el explorador
  • Escaneo directo desde equipo conectado
  • Arrastrar y soltar
  • Selección múltiple de documentos

Panel de navegación documental avanzado

  • La clasificación definida se enlaza con las tablas de Microsoft Dynamics NAV-Business Central
  • Creación de relaciones entre las distintas áreas
  • Acceso al mismo documento desde distintas áreas.
  • Gestión de campos adicionales: añada campos de Microsoft Dynamics NAV-Business Central
    para etiquetar el documento.
  • Trabaje con metadatos de Sharepointdatos de Sharepoint

Configuración de acceso a usuarios personalizable para cada nivel. QE document controla el acceso a la documentación en función del perfil de usuario.

 

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Disponemos de mucha más información que puede ayudarle. Descargue nuestra Hoja de Producto, visite la galería de vídeos y tutoriales o póngase en contacto con nosotros, estaremos encantados de atenderle y resolver todas sus dudas.

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